Delegacje krajowe i zagraniczne dotyczą pracowników wielu branż. Są one organizowane w różnych celach, ale zawsze wymagają przestrzegania określonych przepisów kodeksu pracy. Dowiedz się, jak powinna być zorganizowana oraz rozliczona delegacja. Poznaj najważniejsze zagadnienia związane z tym tematem.

Delegacja służbowa – co warto o niej wiedzieć?

Delegacja służbowa dotyczy pracowników wielu branż, zwłaszcza tych pracujących w firmach o zasięgu krajowym lub międzynarodowym. Wiąże z koniecznością wyjazdu w różne części kraju lub świata w celu realizacji określonych zadań zawodowych. Bez względu na to, czy jest to delegacja krajowa, czy zagraniczna, pracodawca zobowiązany jest do odpowiedniego jej zorganizowania i zapewnienia pracownikowi właściwych warunków. Wiąże się to zarówno z transportem, noclegiem, jak i wynagrodzeniem.

Warto przy tym wiedzieć, że delegacja w niedzielę wymusza na pracodawcy przyznanie takiemu pracownikowi dodatkowego dnia wolnego. W tym czasie wykonuje bowiem swojego standardowe obowiązki zawodowe. Natomiast delegacja w weekend, odbywająca się w godzinach nadliczbowych, wiąże się z koniecznością wypłaty wynagrodzenia za dodatkową pracę.

W jakim celu najczęściej organizowane są delegacje?

Delegacja krajowa lub zagraniczna może mieć różne cele, a wszystko zależy od specyfiki firmy oraz danego zadania. Najczęściej jednak tego rodzaju wyjazdy są organizowane, aby:

  • przeprowadzić spotkania z klientami lub kontrahentami – bardzo często są one niezbędne do przeprowadzenia negocjacji, zawarcia umów czy omówienia szczegółów współpracy,
  • wziąć udział w szkoleniach i konferencjach – podnoszą one kwalifikacje pracowników i umożliwiają bycie na bieżąco z trendami w branży.

Delegacje zagraniczne oraz krajowe mogą również mieć na celu realizację różnych projektów zawodowych. Dotyczy to zwłaszcza branży budowlanej czy inżynieryjnej.

Kto powinien zorganizować delegację?

Organizacja delegacji leży po stronie pracodawcy, gdyż to on jest za nią odpowiedzialny. Na nim ciąży obowiązek zapewnienia środków transportu, zakwaterowania oraz wypłaty odpowiednich diet i ryczałtów. Musi on także zadbać o formalności związane z wyjazdem.

Noclegi w delegacji – co warto wiedzieć?

Nocleg podczas delegacji jest niezbędny, gdy czas wykonywania zadań służbowych lub podróż uniemożliwiają powrót do miejsca zamieszkania tego samego dnia. Ryczałt za nocleg w delegacji krajowej wynosi 150% wartości należnej diety, czyli 67,50 zł. Pracownik może go otrzymać, gdy trwał on minimum 6 godzin między 21:00 a 7:00.

Ryczałt za nocleg w delegacji krajowej musi być wypłacony wtedy, gdy pracodawca nie zapewnił bezpłatnego miejsca do wypoczynku, a pracownik nie ma rachunków lub faktur, które pozwoliłyby stwierdzić wysokość poniesionych kosztów.

Hotel biznesowy

Jakie wymagania i obostrzenia obowiązują w zakresie noclegów podczas delegacji?

W przypadku noclegów w delegacji obowiązują pewne limity oraz zasady określone w przepisach prawa pracy. Musi je znać każdy pracodawca.

Limit na nocleg w delegacji krajowej wynosi 900 zł. Jeśli koszt noclegu przekroczy tę kwotę, pracownik musi uzyskać zgodę pracodawcy na wyższe wydatki, chyba że nocleg odbył się w hotelu, z którym pracodawca ma umowę.

Limit na nocleg w delegacji zagranicznej zależy od kraju, do którego został wysłany pracownik.

Jaki pokój lepiej wynająć dla pracowników przebywających w delegacji?

Wybór odpowiedniego pokoju na nocleg podczas pracy w delegacji jest istotny, aby zapewnić pracownikom komfort i sprzyjające warunki do odpoczynku. Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest pokój jednoosobowy. Zapewni on prywatność, a także możliwość efektywnego wypoczynku i wyciszenia. Jest to bardzo istotne zwłaszcza w przypadku długich podróży zagranicznych.

 

Wynajmij pokoje jednoosobowe w Hotelu Jasek Premium Wrocław

 

W sytuacji, gdy budżet firmy przewidziany na delegację jest mocno ograniczony, można rozważyć pokoje dwuosobowe. Wcześniej jednak należy porozmawiać na ten temat z pracownikami, aby poznać ich zdanie na ten temat. Może bowiem okazać się, że istnieją pewne przeciwwskazania do noclegu w jednym pokoju. W takim przypadki warto postawić na tańszy hotel, które zapewni nocleg w pokojach jednoosobowych.

Zapewnienie komfortu pracownikom podczas delegacji to obowiązek pracodawcy. Musi zadbać o ich komfort, a także wywiązać się z konieczności wypłaty diety i ryczałtu za nocleg.