Organizacja konferencji w hotelu to ogromne wyzwanie logistyczne. Jedną z najważniejszych kwestii, jaką trzeba rozważyć jest wybór konkretnego miejsca, w którym się ona odbędzie. To od niego w ogromnej mierze zależy to, czy całe wydarzenie zakończy się powodzeniem. Ogromny wybór różnego rodzaju hoteli sprawia, że znalezienie tego właściwego jest dość trudne. Jeśli stoisz przed takim właśnie dylematem i nie wiesz, na które miejsce się zdecydować, koniecznie dowiedz się, jakie 5 rzeczy trzeba wziąć pod uwagę, aby wybrać najlepszy hotel na konferencję.

Wybór hotelu na konferencję – na co zwrócić szczególną uwagę?

Konferencje i innego rodzaju spotkania biznesowe mają ogromne znaczenie w prawidłowym funkcjonowaniu praktycznie każdej firmy. Aby jednak odniosły oczekiwany sukces, muszą być odpowiednio zaplanowane i zorganizowane. Tylko wtedy uczestnicy takich wydarzeń będą z nich w pełni usatysfakcjonowani.

Cały proces planowania i przygotowania konferencji najlepiej jest zacząć od wyboru hotelu konferencyjnego we Wrocławiu. Może bowiem okazać się, że po ustaleniu daty wybrane miejsce będzie niedostępne. Nie jest to jednak łatwe, zwłaszcza dla osób początkujących, które jeszcze nigdy tego nie robiły. Przestrzeganie kilku najważniejszych zasad z pewnością pomoże w wyborze idealnego hotelu.

Czym wyróżnia się hotel idealny na organizację konferencji?

Dostępność różnego rodzaju hoteli jest ogromna. Nie oznacza to jednak, że każdy z nich sprawdzi się jako miejsce do organizacji konferencji. Poniżej umieszczone zostały najważniejsze zasady organizacji konferencji, których przestrzeganie pozwoli przygotować wydarzenie, z którego uczestnicy będą w pełni zadowoleni. Dzięki nim wybór odpowiedniego hotelu będzie zdecydowanie łatwiejszy.

1.    Powierzchnia hotelu

Ogromne znaczenie ma nie sama powierzchnia hotelu, ale sala, w której można zorganizować konferencję. Im więcej uczestników, tym musi mieć ona większą powierzchnię, aby bez problemu mogli się oni w niej pomieścić. Rozmiary sali konferencyjnej wpływają również na to, w jaki sposób będzie można rozłożyć krzesła oraz stoły. Ma to ogromne znaczenie dla komfortu zarówno uczestników, jak i prowadzących. Na wielkość sali wpływa ma również charakter samego wydarzenia. Innego ułożenia stołów wymaga bowiem spotkanie w formie prelekcji, a innego panel dyskusyjny. W tym miejscu pragniemy zaznaczyć, że Hotel Jasek Premium udostępnia swoim Gościom kilka sal konferencyjno-szkoleniowych, o różnych powierzchniach.

2.    Wyposażenie sali konferencyjnej

Ogromnie ważne jest to, jakie udogodnienia oferuje konkretna sala konferencyjna. Usługi konferencyjne w hotelu  nie mogą bowiem ograniczać się wyłącznie do przygotowania sali. Bardzo ważne jest także to, czy dysponuje ona odpowiednim nagłośnieniem i sprzętem, takim jak rzutniki czy laptopy. Powinny być one sprawne i bezproblemowe w obsłudze, co zdecydowanie ułatwi organizację i prowadzenie całej konferencji.

3.    Lokalizacja hotelu

Położenie hotelu, w którym ma odbyć się konferencja jest bardzo ważne. Jej uczestnicy muszą mieć bowiem do niego dobry dojazd. W przypadku hoteli położonych w centrum miasta z reguły nie ma takiego problemu, ale może być kłopot z zaparkowaniem tak wielu samochodów. Jeśli jednak wybierasz hotel położony poza miastem to koniecznie sprawdź, czy można do niego dojechać szybko i bez problemu. Jest to szczególnie ważne, jeśli uczestnikami spotkania mają być osoby spoza miasta. Ważne jest to, aby wybrane miejsce było dobrze skomunikowane z najbliższym dworcem i lotniskiem, a także posiadało odpowiednią liczbę miejsc parkingowych.

4.    Catering podczas konferencji

Organizując konferencje w hotelu nie można zapomnieć o tak ważnym punkcie, jakim jest catering. Oprócz standardowych posiłków, takich jak obiad, uczestnicy wydarzenia powinni mieć zapewniony także dostęp do przekąsek, kawy, herbaty i innych napojów. Bardzo ważne jest także to, aby wybrane miejsce oferowało różnorodne menu, które uwzględni indywidualne diety uczestników.

5.    Miejsca noclegowe dla uczestników konferencji

Jeśli organizujesz wydarzenie dla osób spoza miasta, to powinni mieć oni zapewnione miejsca noclegowe. Jest to ważne również wtedy, gdy konferencja ma trwać dłużej niż jeden dzień. Przed rezerwacją wybranego hotelu należy sprawdzić, czy w wybranym terminie dostępna będzie odpowiednia liczba pokoi dla gości. Pomoże to uniknąć problemów z tym, że uczestnicy nie będą mieli gdzie spać.

Zaplanuj konferencję w Hotelu Jasek Premium